Подвели итоги, наметили планы на будущее

Плановые показатели работы архивного отдела администрации муниципального образования Щербиновский район на 2018 год выполнены.

Приоритетными в деятельности архивного отдела являлись следующие направления:

          В сфере обеспечения сохранности и государственного учета;

В сфере комплектования;

В сфере использования архивных документов и информатизации;

В сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения.

Всего в архивном отделе на хранении находится 34 657 единиц хранения.

В 2018 году принято на хранение 972 ед.хр.

В целях обеспечения сохранности архивных документов в 2018 году выполнен комплекс плановых мероприятий по улучшению физического состояния документов: подшивка и переплет 25 ед.хр; ремонт 145 листов; ремонт обложек;

восстановление угасающих текстов.

Проведена проверка наличия и физического состояния документов на бумажной основе – 6 248 ед.хр, из них управленческой документации- 5 330 ед. хр., документов по личному составу- 918 ед.хр.

В 2018 году проведена внеплановая проверка наличия и физического состояния документов на бумажной основе фондов органов местного самоуправления за 1991 – 2012 годы. В архивном отделе администрации муниципального образования Щербиновский район находятся на хранении девять фондов органов местного самоуправления – 3 670 ед.хр.:

В 2018 году велась работа по картонированию документов. Всего закартонировано документов -  3 107  ед.хр.

По состоянию на 1 января 2019 года в Список № 1 организаций - источни-ков комплектования архивного отдела администрации муниципального образования Щербиновский район  включено 40 организаций и учреждений, из них по видам собственности:

государственная федеральная  -  2;государственная  краевая - 5; муниципальная – 22, негосударственная -11.

За отчетный период проведено 13 выходов в организации, расположенные на территории Щербиновского района, с целью изучения состояния работы архива организаций, в том числе: комплексных  - 8;  тематических - 5 .

С целью оказания методической помощи организациям – источникам комплектования архива  в вопросах организации архивного делопроизводства проводились семинары и совещания с  лицами, ответственными за ведение архива организации. Данные темы определены с учетом замечаний и рекомендаций  ЭПК при администрации Краснодарского края, а также по итогам  комплексного  и тематического изучения работы архивов организаций.

Продолжается работа по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата.

Всего по состоянию на 1 января 2019 года оцифровано:

12 966 листов документов постоянного хранения.  

За 2018 год в автоматизированный НСА  («Поиск») введено 10 ед.хр., 567 записей.       По состоянию на  1 января 2019 года в автоматизированный НСА  («Поиск») введено: 4 фонда, 69 ед.хр., 6 954 записей, информационный объем 4,16 Мб, обеспечивающих быстрый поиск информации о предоставлении земельных участков в аренду, собственность,  упорядочении адресного хозяйства,  утверждении границ, конфигурации и площади  земельных участков, сведения о  купле-продаже, дарению с 1992  по 2005 годы.

В сфере использования архивных документов за отчетный период:

1) Подготовлено  7 тематических выставок. 

2) Проведено 6 экскурсий, лекций, викторин, школьных уроков.

          3). Сотрудниками архивного отдела совместно с членами Щербиновского отделения РОИА подготовлено 13 публикаций в районной газете «Щербиновский курьер», отражающих деятельность архивного отдела администрации муниципального образования Щербиновский район.

Значительный бюджет рабочего времени был затрачен на исполнение  запросов юридических и физических лиц.

За отчетный период в архивный отдел администрации муниципального образования Щербиновский район поступило  2 308 запросов от граждан и организаций,  из них в том числе поступило: 

на личном приеме – 1 329;

по электронной почте  - 21;

в рамках электронного взаимодействия с ПФР -  705;

в рамках взаимодействия с МФЦ – 253.

Всего исполнено 2 397 запросов из них:

1 240 - социально-правовых запросов имущественного характера.

1 136 - социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих пенсионное обеспечение. 

4 - тематических запросов.

17 - генеалогических запросов.

К данной категории  запросов отнесены запросы, поступившие в архивный отдел, выражающие потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Для обеспечения технических условий взаимодействия специалистов         архивного отдела со специалистами ПФР оборудовано 1 рабочее место VipNet Client. Через VipNet были направлены 71,3 % запросов, касающиеся пенсионного обеспечения граждан.

Наиболее частыми являются запросы об установлении права собственности на земельные доли, земельные участки для ведения личного подсобного хозяйства, образовании крестьянско-фермерских хозяйств, садоводческих хозяйств,  ввод в эксплуатацию домовладений, сооружений социального назначения (детские сады, школы и т.д.), передача объектов ЖКХ с баланса на баланс, предоставление квартир и т.д.

Тематические запросы касались,  периода оккупации Щербиновского района (данные о минировании территории, работы учреждений района в период оккупации, сведения о  нанесенном ущербе и т.д), истории отдельных организаций района,  о воинских захоронениях и др.

В архиве отсутствует отдельное помещение  читального зала, но имеется место для работы  с архивными документами. За 2018 год его посетили 26 человек,  количество посещений - 53. Основная  цель посещений -  работа с метрическими книгами, фотодокументами, районными газетами разных лет, документами по истории района. 

Суммарное количество пользователей архивной информации – 4 000 чел. Количество документов, использованных для подготовки архивных справок, получения информации – 10 160  архивных дел, из них:  

1 764 ед.хр. - количество выданных документов пользователям в читальный зал;

8 196 ед. хр. – выданные работникам архива для выполнения работ;

200 ед.хр.  – выданных специалистам Управления Пенсионного фонда РФ в Щербиновском районе для работы по уточнению факта льготного стажа работы граждан.

В 2018 году приоритетным в деятельности архивного отдела являлось популяризация архивных документов информационное наполнение разделов архивного отдела через Web-страницу архива на сайте администрации муниципального образования Щербиновский район. За отчетный период размешено 50 информационных сообщений о деятельности архивного отдела, создана рубрика «Из архивных документов», в которой размещается информация (фотоматериалы) к юбилейным и праздничным датам в текущем году.

Размещение информации на официальном сайте, с целью популяризации архивных документов будет продолжена.

В 2018 году на развитие и укрепление материально-технической базы архивного отдела администрации муниципального образования Щербиновский район из средств бюджета муниципального образования Щербиновский район  было выделено 103 519(сто три тысячи пятьсот девятнадцать) рублей, 14 копеек.

Приобретение архивных коробов, металлических стеллажей, продление программного обеспечения Vip Net.